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湖北省高等教育自学考试电子档案管理办法(试行)
浏览次数: 3105     发布时间: 2013-1-16 17:14
   

第一章总则

第一条自学考试档案电子化管理是提高考试管理水平的一项重要的基础性工作,是加强和规范管理、实现"科技办考"的有效途径。根据《自学考试暂行条例》(国发[1988]15)、《高等教育自学考试考籍管理工作规定》(教考试[2006]3)等有关文件精神,为了加强湖北省自学考试考籍档案规范化、网络化、制度化管理,结合湖北省实际,特制定《湖北省高等教育自学考试电子档案管理办法(试行)》(以下简称《办法》)。
第二条湖北省自学考试考籍档案管理统一使用湖北省教育考试院自学考试办公室(以下简称“省自考办”)研制的《湖北省自学考试电子档案浏览管理系统》(以下简称《浏览系统》)以及《湖北省自学考试考务考籍管理系统》(以下简称《管理系统》)。

第三条自学考试电子档案的主要内容包括:报名信息、图像信息、成绩信息、考试笔迹卡及部分答题卡图像信息、毕业生信息和考生诚信信息等。

第四条 《办法》适用范围:全省各级自考办、主考院校及从事自学考试电子档案信息采集及管理工作的相关单位。

第五条 全省自学考试考籍档案电子化管理工作由省自考办负责;各市(州)自考办应制定适应辖区档案电子化管理实际需要的管理办法,并对县(市、区)电子档案管理工作进行指导和检查;县(市、区)自考办也应制定适应本县(市、区)考生档案电子化管理实际需要的管理办法。

第二章 工作职责

第六条考试机构职责:

(一)省自考办职责:贯彻执行全国考办及省考委的相关政策规定,对全省考生电子档案建设工作负责;制定考生电子档案信息标准和规范;组织业务和技术培训;负责验收、汇总信息,合成考生电子档案信息库,负责全省考生电子档案管理系统的运行、维护。

(二)市(州)自考办职责:负责考生电子档案基本信息采集工作的组织管理,制定实施办法;进行业务培训、技术指导和工作检查;负责考生电子档案信息的验收、汇总和上报等工作。

(三)县(市、区)自考办职责:负责考生电子档案基本信息采集工作的组织管理;负责采集考生的图像信息,提供考生报名登记表、毕业证办理材料等资料;负责考生电子档案基本信息的验收、汇总和上报工作;负责各类原始材料的初审和管理。

第七条主考学校职责:负责考生论文(实践)成绩信息合成及确认;根据考生相关电子档案信息审查考生毕业资格。

第八条信息管理责任人和信息管理员职责:各级自考办信息管理责任人应由自考办主要负责人担当,对考籍信息管理负总责;各级考办还要配备信息管理员,负责电子档案信息的具体管理工作。

第三章电子档案信息采集和确认

第九条 报名信息的采集和确认

参照《湖北省自学考试操作规范》报名部分执行。

第十条 考试成绩的采集和确认

理论课程成绩信息由省自考办负责采集。实践(论文)成绩由主考学校采集,并由省自考办统一合成制作自学考试电子档案成绩信息。考生可在县(市、区)自考办查询并确认成绩,也可以登陆省教育考试院网站进行确认。如考生对当次考试成绩有疑问,可在成绩公布15天内,向县(市、区)自考办提出复核申请,并填写《考试成绩复核申请表》,要求复核相关成绩。

第十一条 毕业生申报信息的采集和确认

(一)考生根据有关政策规定申报毕业方向。一般考生应向档案所在地自考办申请办理毕业证,由县(市、区)自考办组织采集并打印《毕业生申报信息确认表》(附表1),并由考生确认,自考办组织核对并签章。

(二)考生核对毕业生申报信息若发现错误,可在《毕业生申报信息确认表》上更正并签字;县(市、区)自考办更改后,重新打印申报信息表交考生签字。申报信息表一经签字确认不得再更改,并装入毕业生档案袋内,复印件由县(市、区)自考办存档备查。

(三)县(市、区)自考办检查、汇总申报信息,填写《申报信息交接表》(附表2),交接表和数据光盘由信息管理员和信息管理责任人签字后,按规定时间报市(州)自考办。

(四)市(州)自考办检查、汇总申报信息,填写《申报信息交接表》,并将交接表和数据光盘由信息管理员和信息管理责任人签字,按规定时间报省自考办。省自考办检查申报信息,办理交接手续。

(五)毕业生申报信息采集办法由省自考办制定,县(市、区)自考办组织考生填报,市(州)自考办汇总后上报省自考办。

(六)毕业生申报信息一经上报,一律不得更改。如确因县(市、区)自考办信息采集工作失误,导致错报、漏报的,由县(市、区)自考办提出申请,并附相关证明材料,并由信息管理责任人签字,经市(州)自考办信息管理责任人签署意见后报省自考办。省自考办信息管理员审查核实,经信息管理责任人签字批准后更正处理。

第十二条 其他信息的采集和确认

考生笔迹卡信息采集和确认按有关文件执行。

第四章 自学考试电子档案运行与管理

第十三条自考电子档案管理执行三级管理,逐级负责的原则。责任到人,严格信息交接,建立可靠的考生电子档案管理体系。

第一级、普通工作人员,对自考数据只能进行简单的查询以及对存放基本数据的临时表进行修改;

第二级、各级自考办信息责任人、信息管理员,主要负责分配工作人员的工作权限并进行指导;

第三级、省自考办信息管理员,主要负责管理和监察各级自考办的数据处理,按照信息责任人的处理意见对省自考办中心数据库进行更新和修改。

第十四条考生电子档案一经建立,任何人不得擅自更改。由于历史原因造成电子档案信息不完整的特殊情况,可以参照以下几种办法处理:

(一)基本信息不完整

若考生通过《浏览系统》查询发现基本信息不相符(如身份证号、性别等自然信息),可以到档案所在地自考办申请,填写《基本信息更正表》(附表3)并确认,由档案所在地自考办上报省自考办对错误信息进行统一更改。

(二)成绩有误

若考生或各级自考办通过《浏览系统》查询成绩发现分数有误或者缺失的,必须填写《自考成绩更正申请表》(附表4),档案所在地自考办根据原始相关凭证(20051月以前的需要提供试卷;20051月以后及20017月份的需提供课程合格证)进行复核;部分考查实践以及毕业考核课程需提供主考院校出具的证明单;转(免)考未进机的需提供转免考证明。上述情况,均需由档案所在地自考办统一汇总,报送原始材料凭证到省自考办,省自考办信息管理员审查核实,由信息管理责任人批准后按相关规定更正处理。 

(三)实践考核(论文)成绩漏报

部分主考院校由于历史原因造成成绩漏报、错报,需要补报成绩,应写明情况报告,做出书面说明,并由校自考办信息责任人签字,经省自考办信息管理员核实,由信息责任人提出处理意见后处理。

(四)毕业生信息错误

1、非17位毕业证书号的信息更正

考生所持毕业证书若与湖北省教育考试院自考毕业生网上的信息不相符,考生可持身份证、毕业证书、毕业生登记表(均需原件)到省考办提出毕业证信息更正申请,省自考办信息管理员审查核实,由信息管理责任人批准后,按相关规定集中于每年330日、6309301230在网上进行更新。 217位毕业证书号信息的更正
毕业证书上信息有误的考生可在毕业证办理时间起半年内持身份证、毕业证书及毕业生登记表(均需原件)到办证所在地自考办提出申请。各地自考办集中在每年上半年6月、下半年12月向省自考办送交《毕业证错误信息更正报告》(附表5)、毕业证书、毕业生登记表及信息更改注册盘。省自考办核实后集中在每年6月、12月进行毕业证书的更换及网上信息的更新。

第十五条考生档案合并与注销

参加自学考试在籍考生因户口迁移或工作变动需跨省转考,或由省内一市转到另一市者,应按《湖北省转考管理办法》办理手续,并打印转考相关成绩证明。省自考办将通过《管理系统》对转入电子档案合并,并将转出档案注销,考生原电子档案一经注销,将不再使用。

第十六条为确保自考电子档案的安全,防止偶发事件造成数据大面积丢失,信息管理员应做好定期的数据备份(每月一次),在每次备份后应上报一份系统运行报告给信息管理责任人。

第十七条在年度终了或特定时间,应按照归档要求,负责整理本年度或特定期间形成的电子档案,并进行归档和分类统计,形成书面形式的总结报告,妥善保存备查。

第十八条在一个年度内,每一期间形成的临时性电子档案,必须进行相应的保管,年度终了,可以在确认的情况下销毁临时电子档案。

第十九条电子档案管理要做好通风、防磁、防火、防尘和防潮工作,重要电子档案(包括考生档案库、成绩库、图像库、毕业生库)应做双备份,存放在两个不同的地点。

第二十条 未经授权,任何人不得更改或查询库中的数据,自考数据库只能服务于考试机构及考生,而不得用作其他商业用途。信息管理人员要作好服务器的防病毒、防黑客攻击等系统安全工作,各用户要管理好自己的口令。为避免由各种原因造成的数据丢失,省自考办定期需对自考中心数据库进行异地异机数据备份。对于考生的某些敏感信息,省自考办应根据实际情况,设置好查询权限。

 第五章电子档案的安全保障及纪律要求

 第二十一条建立信息管理责任制和责任追究制。省、市(州)、县(市、区)自考办及报名点要层层签订责任书,明确信息采集及管理的职责、任务和要求,将责任落实到单位和个人,保证考生电子档案信息的真实、准确、规范和完整。

第二十二条 坚持“谁校对、谁签字、谁负责”的原则,严格执行信息交接制度。各项信息均由相关责任人签字。信息上报后发现错误的,信息管理员和信息管理责任人承担相关责任。

第二十三条 应高度重视信息安全保密工作。各级自考办,要确保考生电子档案信息的安全,做好数据备份、保密和防病毒工作,消除安全隐患;未经省自考办许可,不得向任何单位和个人提供考生电子档案内容。

第二十四条 考生对自己签字确认的电子档案信息负责,对以下情况引起的后果承担责任:以虚报、隐瞒或伪造、涂改有关材料及其它欺诈手段取得考试资格或毕业资格的;不按规定参加电子档案信息采集的;由他人代填、代校、代签的;本人拒签、错填、错报、漏报的;其他违规行为。

第二十五条 有下列行为之一的考试管理工作人员或其他有关人员,按照教育部的规定撤销其考试管理工作职务,取消工作人员资格或给予行政处分,情节严重的移交司法机关处理:在出具、审定考生的报名资格、毕业资格证件、证明、档案材料中弄虚作假、徇私舞弊的;毕业审核中偷换、更改有关材料(包括计算机记载的考生信息)的;在信息采集和管理工作中滥用职权或玩忽职守,致使考试工作受到重大损失的等等。

第二十六条 各市(州)、县(市、区)自考办要进行年度信息工作检查和总结,对做出显著成绩的单位和个人,给予表彰和奖励。对出现问题的单位和个人,要通报批评,并取消所在市(州)、县(市、区)自考办当年评先资格。